پورتال سازمانی چیست؟

اگر به تلفظ دقیق واژه انگلیسی مراجعه شود (/ˈpɔːt(ə)l/)، نگارش آن به زبان فارسی به صورت پُرتال و با پ مضموم خواهد بود. اما کلمه پورتال مدت‌هاست که به غلط در بین کاربران مصطلح گردیده است.

مهمترین تفکیک پرتال‌ها بر اساس مأموریت آنها و عمق فعالیت تخصصی‌شان است. بر اساس فعالیت تخصصی، دو نوع اصلی پرتال افقی (Horizontal Portal) و پرتال عمودی (Vertical Portal or Vortal) قابل تفکیک هستند. پرتال افقی نظیر پرتال Yahoo که طیف گسترده‌ای از خدمات عمومی به کاربران را می‌دهد و پرتال عمودی نظیر پرتال Chem Industry (www.chemindustry.com) که در یک حوزه تخصصی طیفی از خدمات را ارائه می‌کند.اما به طور کلی دسته‌بندی پرتال‌ها به قرار زیر است:Vertical Portal Horizontal Portal Marketplace Portal Search portals Media Portals Access Portal Geographical Portals در خصوص دو مورد اول پیشتر گفته شد. در مورد پرتال‌هایMarketplace ، بهترین نمونه پرتال eBay و در خصوص Search portals، نمونه بارز سایت Google قابل اشاره است. از جمله Media Portals، می‌توان به پرتال BBC اشاره کرد و برای Access Portal، که بیشتر مربوط به ISP هاست، پرتال AOL نماینده خوبی است. برای مشاهده نمونه یک پرتال جغرافیایی یا Geographical Portal به www.craiglist.com مراجعه کنید. در این پرتال بر اساس موقعیت جغرافیایی خدمات ارائه می‌شود.

پورتال سازمانی (ORG Portal or Enterprise Portal) ابزاری است برای هر کسب و کار و تجارت که مدیران و کارمندان را به اطلاعات و فرآیندهای سازمانی متصل کرده و اطلاعات و دانش را در سازمان به اشتراک می‌گذارد. به علاوه این سامانه به عنوان زیرساختی برای کمک به تصمیم‌گیری در سازمان‌ها به کار برده می‌شود.هرچه سازمان بزرگتر باشد و کارکنان بیشتری داشته باشد، اطلاعات و فرآیندهای پیچیده‌تری نیز در سازمان جریان دارد، بنابراین پورتال به یک نیاز مهم استراتژیک تبدیل می‌شود که سازمان را قادر می‌سازد تا با چالش‌های سخت و پیچیده روبرو شود. هر سازمان، ویژگی‌ها و نیازهای منحصر به فرد خود را دارد، لذا ساختار یک پرتال سازمانی به اقتضای سازمان متبوع تغییر می‌کند.

هر سازمان یا کسب و کاری که برای راه‌اندازی وب‌سایت یا پرتال سازمانی خود اهداف توسعه‌ای بلند مدت دارد و به دنبال یک زیرساخت مقیاس‌پذیر و توسعه‌پذیر می‌گردد، بالقوه مخاطب این نرم‌افزار است. امروز شاهد تعدد سیستم‌های مدیریت محتوا یا CMS هستیم. اما انتخاب این سیستم‌ها ارتباط مستقیم با اهداف سازمان دارد. اگر سازمان یا کسب و کاری به دنبال ابزاری می‌گردد که بتواند خدمات خود را الکترونیک کند، ارتباط با ذینفعان خود را تسهیل و مکانیزه کند، ارتباطات بین نرم‌افزاری را با هدف کاهش هزینه‌ها و توسعه خدمات از درگاه واحد پرتال فراهم کند، باید از زیرساختی استفاده نماید که هم قابل توسعه باشد، هم از امنیت لازم برخوردار باشد، نیروی متخصص مجرب برای توسعه آن وجود داشته باشد و به علاوه دارای تجارب موفق در کشور باشد. پرتال سازمانی ایران پرو وب این ویژگی‌ها را برای سازمان‌ها و کسب و کارها تأمین می‌کند.

اشتباه رایج بعضاً حتی بین کارشناسان، استفاده از مفهوم پرتال سازمانی برای نرم‌افزارهایی است که مشخصاً ظرفیت تبدیل شدن به پرتال سازمانی را ندارند. اگر مفاهیم Enterprise Portal یا Enterprise Information Portal(EIP) را جستجو نمائید، خواهید دید این نرم‌افزارها در درجه اول یک زیرساخت توسعه نرم‌افزارهای تحت وب هستند. معمولاً دارای یک استاندارد مشخص توسعه می‌باشند که با رعایت قواعد معین، امکان توسعه استاندارد را برای پرتال فراهم می‌کند. دارای مکانیزم‌های ارتباطی بین نرم‌افزاری استاندارد می‌باشد و خود می‌تواند مجموعه‌ای از پرتال‌های تخصصی و کاربردی باشد. معمولاً ابزارهایی دارند که فرآیندهای سازمانی را می‌توانند مکانیزه کنند. خلاصه اینکه پرتال سازمانی باید سه ویژگی اصلی داشته باشد. امنیت (Security)، مقیاس‌پذیری(Scalability) و توسعه‌پذیری (Extensibility)

قدم اول، مخاطب شناسی است. هر پرتال سازمانی مخاطب خاص خود را دارد، لذا باید مخاطبین را بر اساس پارامترهای مشخص گروه‌بندی و بر اساس اهمیت آنها اولویت‌بندی کرد. قدم دوم، شناخت نیاز مخاطب است. نیاز مخاطب تعیین می‌کند که پرتال سازمانی چه ساختاری داشته باشد. پس نیازهای مخاطبین را هم بر اساس طیف مشخصی از پارامترها گروه‌بندی و اولویت‌بندی می‌کنیم.قدم سوم، تدوین مأموریت‌های پرتال سازمانی است. در طراحی پرتال سازمانی مهم است که بدانیم پرتال قرار است چه نیازهایی از مخاطبین را به چه روشی پاسخ دهد. لذا مأموریت‌های پرتال اعم از اطلاع‌رسانی، خدمت‌رسانی، فرهنگ سازی و … تدوین می شود.در قدم چهارم نیازمندی‌های محتوایی و تکنولوژیک پرتال، شناسایی و پروژه‌های مربوطه تعریف می شود. در قدم پنجم ساختار UI و UX تحلیل و طراحی می‌شود و پس از این مرحله وارد فاز اجرایی متداول طراحی پرتال سازمانی می‌شویم.

اول لازم است بدانیم که سایت، مفهوم عام و گسترده‌ای است و می‌توان هر پورتال یا نرم‌افزاری که در بستر وب با یک URL یا IP مشخص قابل دسترس است، را یک سایت نامید.وب سایت و پورتال در عمل با هم تفاوت‌های کلیدی دارند، اما بین این دو همبستگی نیز وجود دارد. وب‌سایت و پورتال هر دو دارای رابط کاربری مبتنی بر وب هستند. یک وب‌سایت مجموعه‌ای از صفحات وب است، در حالی که یک پورتال به عنوان دروازه‌ای به شبکه (شبکه داخلی یا شبکه جهانی وب) عمل می‌کند و طیفی از خدمات را ارائه می‌نماید.یک سازمان یا کسب و کار صاحب یک وب سایت است در حالی که پورتال کاربر محور است و این کاربر می‌تواند خود در نقش تولید کننده و ارائه‌کننده سرویس یا محتوا در پورتال عمل کند.جدول مقایسه وب سایت و پورتال مبنای مقایسه وب سایت پورتال تفاوت کلی دارای یک موقعیت مشخص در شبکه اینترنت است که معمولاً با یک آدرس URL در دسترس عموم است. یک درگاه ورود مشخص برای کاربران است که معمولاً محدود به گروه های خاص کاربری است. ساختار مالکیت متعلق به یک سازمان یا کسب و کار است کاربر محور است ساختار تعامل امکان تعامل با کاربر ندارد ارتباط دوسویه بین کاربر و پرتال وجود دارد حوزه تخصصی لزوماً ارتباطی به یک حوزه دانشی خاص ندارد. در قالب یک درگاه در یک حوزه دانشی مشخص فعالیت می کند. ساختار مدیریت به ندرت به روز رسانی محتوایی دارد به صورت مدون اطلاعات آن بر اساس منابع اطلاعاتی مشخص به روز می شود.